Den typiska amerikanska kontorsarbetaren utför, sägs det, endast ungefär 90 minuter av riktigt arbete per arbetsdag.

Resterande tid spenderas mestadels på distraktioner som att läsa nyheterna, webbsurfa, hänga med kollegor, äta, ta kaffepauser, blanda runt papper, ta hand om irrelevanta e-mails och andra oviktiga saker, spela spel, och dagdrömma.

Vidare, amerikanska kontorsarbetare är bland de mest produktiva i hela världen. I många andra länder blir till och med mindre arbete gjort om dagarna.

Denna siffra har inte förändrats särskilt mycket över årtiondena – trots enorma investeringar i tidshantering och träning i produktivitet bland många företag. Vi har mer teknologi att hjälpa oss vara produktiva, men vi har samtidigt mer som distraherar oss.

Det generella problemet är att vi fortfarande applicerar modellen som gällde i den industriella eran på kunskapsarbetares (doktorer, advokater, arkitekter, lärare, etc.) produktivitet. Det är logiskt att fokusera på antalet utförda arbetstimmar om det produktiva resultatet för varje timme ungefär är detsamma. Detta kan gälla för repetitiv arbetskraft, men det är inte särskilt applicerbart på kunskapsarbetare.

För en kunskapsarbetare, vad är skillnaden mellan en timme av topproduktivitet vs. en lågproduktiv timme? Den topptimmen kan lätt vara tiofaldigt mer produktiv vad gäller volymen av slutfört arbete och genererade resultat.

Var är logiken i att spendera mer tid på kontoret om du normalt sett endast jobbar på en bråkdel av din egentliga kapacitet? Varför då inte bara utföra dina 90 minuter av riktigt arbete och sedan gå hem för dagen?

Hur skulle det vara om du kunde slutföra en hel dags arbete på endast 90 minuter? Hur skulle den 90-minutersperioden se ut?

 

Fokusblock

Här är några rekommendationer för att ha en väldigt produktiv 90-minutersperiod (låt oss kalla det för ett fokusblock):

1. Välj ett tema – Istället för att du gör ett gäng slumpmässiga handlingar, välj ett tydligt ”tema” för blocket. Detta tillåter din hjärna att fokusera på ett sammanhang och hålla sig vid det, vilket gör dig mer effektiv. Ditt tema kan vara ett projekt som du jobbar på, ett särskilt sorts arbete såsom att komma ikapp med korrespondens, eller vad som än låter din hjärna fokusera på ett tydligt sammanhang och hålla sig vid det.

2. Definiera mållinjen – Se ditt fokusblock som ett störtlopp fram till mållinjen. Men, var är mållinjen? Hur ser den ut? Att ha ett tydligt mål som endast är 90 minuter från din startpunkt kommer hjälpa dig fokusera. Oroa dig inte om du inte passerar mållinjen varje gång; den är där för att hjälpa dig fokusera, så sikta på den men acceptera att du inte alltid når hela vägen. Ett par exempel på mållinjer:

  • Skriv och publicera ett nytt blogginlägg.
  • Bearbeta min e-mailinkorg tills den är helt tom.
  • Planera och schemalägg alla mina fokusblock för den kommande veckan.

3. Lista handlingsstegen – Lista de specifika handlingar du kommer ta under detta block. För vissa block är detta väldigt hjälpsamt; för andra kanske det inte är nödvändigt om stegen redan är tydliga. Bloggaren Steve Pavlina säger till exempel att han inte skulle lista alla sina handlingssteg för att skriva en ny artikel eftersom den processen redan är väldigt bekant för honom, men att han skulle brainstorma en lista och skriva ned ett par steg för ett obekant nytt projekt för att göra det lättare för honom att komma igång.

För att använda jakten på den tomma e-mailinkorgen som exempel: ”Ta först bort allt som uppenbarligen är skräppost från e-mailinkorgen. Bearbeta sedan fort alla meddelanden som jag kan hantera på mindre än två minuter styck. Därefter, sortera och prioritera längre meddelanden som kräver respons. Svara på de viktigaste långa mailen tills jag är vid 90-minuterspunkten. Ge vika för insikten att det inte är en bra användning av min tid att svara på resterande mail, och arkivera dem för att tömma inkorgen.”

4. Säkerställ noll avbrott – Gör vad det än krävs för att säkerställa att du inte kommer bli avbruten under ditt fokusblock – vad som än händer. Om nödvändigt, säg till andra i förväg att du inte kommer vara tillgänglig under de kommande 90 minuterna; låt dem därmed också veta att du kommer bli tillgänglig efter det. Lås din dörr om möjligt. Om du inte kan garantera att du inte kommer bli avbruten i din nuvarande arbetsmiljö, uträtta ditt fokusblock någon annanstans. Du kommer vara mycket mer produktiv och ditt fokus kommer vara djupare om du vet helt säkert att du inte kommer bli avbruten.

5. Arbeta fort – Tänk fort. Rör dig fort. Arbeta fort. Om du märker att det går långsamt, öka farten! Föreställ dig att du är i ett race, och att du måste upprätthålla ett högt tempo under alla 90 minuter. Efter det kan du vila. Med övning blir detta lättare.

6. Tillåt inga distraktioner – Under ditt fokusblock måste du göra ditt förutbestämda arbete och inget annat. Håll din telefon avstängd. Stäng av alla notiser som kan avbryta dig. Stäng av ditt internet om du inte behöver det under blocket. Kolla inte din e-mail under tiden. Ta inte en kaffe- eller mellispaus. Gå bara på toaletten om du verkligen måste. Du fattar galoppen.

 

Undvik gråzonen och ta riktiga pauser

De flesta spenderar sina arbetsdagar i ett gråzonsmaraton. Det är därför det tar dem 7-8 timmar att göra 90 minuters värt av arbete. De jobbar långsamt och ineffektivt. Deras arbetstid präglas av distraktioner och avbrott. De börjar sent och varvar ned tidigt. Majoriteten av tiden halvjobbar de endast.

Istället för att du varje dag har ett gråzonsmaraton, skifta mellan riktigt arbete och riktiga pauser. Detta kommer vara mycket mer effektivt, även om du bara jobbar hälften så många timmar eller färre.

Gå inte direkt från ett fokusblock till ett annat. Efter att du har slutfört ett fokusblock, fira din prestation. Och efter det, ta en sekund och se vart du står för att fastställa vad du borde göra härnäst.

Andas in din energinivå och hur du känner dig allmänt.

  • Om du fortfarande känner dig alert och energisk kanske du endast behöver en kort paus. Ta 5-10 minuter till att exempelvis sträcka på dig och gå på toaletten. Känn dig sedan fri att dyka huvudstupa ned i ett nytt fokusblock.
  • Om du känner dig trött är det bra att äta något och/eller ta en tupplur.
  • Om du känner för att göra något fysiskt, ta en promenad eller ta en paus för att träna.
  • Om du känner att du skulle behöva ett emotionellt upplyft kanske du vill meditera, umgås med andra, eller läsa något inspirerande.

Hur långa borde dina pauser vara? Gör dem så länge de behöver vara, så länge som krävs för att du sedan ska vara redo för en ny runda fokuserat arbete. Ibland kanske du endast behöver ett par minuter; andra gånger kan det vara klokt att ta ett par timmar, särskilt om det tidigare blocket var extra påfrestande. Mellan fokusblocken, satsa på att uppdatera och förnya din energi tills du är redo at hantera ett nytt fokusblock.

Gör ditt bästa för att inte proppa dina pauser med gråzonssysslor – såsom ett ständigt e-mailkollande – eftersom det i slutändan kommer tömma din energi. Steve rekommenderar i detta fall att du klumpar ihop småsysslor in i ett eget fokusblock (inklusive e-mail).

Inse att även om du bara slutför ett fokusblock under en hel dag, har du fortfarande gjort lika mycket riktigt arbete som den typiska amerikanska kontorsarbetaren uträttar under en hel arbetsdag à åtta timmar. Och även om du bara slutför två block är du fortfarande dubbelt så produktiv som de flesta. På en superproduktiv dag kanske du slutför fem eller sex block, vilket är som att få en hel veckas värt av arbete gjort på en dag.

 

Gör en veckas arbete på en dag

Steve berättar att under hans mest produktiva perioder av sitt liv, när han frilansade som spelprogrammerare, jobbade han vanligtvis 9- 12, tog en timmes paus för lunch, och jobbade sedan 13-17 eller 18. Men utöver dessa block delade han ytterligare upp arbetet in i mindre block av djup koncentration.

Vid starten av varje dag definierade Steve den nästa milstolpen han ville nå, såsom en kort lista av nya funktioner att lägga till i spelet. Sedan gjorde han en kort lista av handlingsstegen han behövde ta i sin arbetsjournal (bara ett vanligt anteckningsblock). (Åter igen, om handlingsstegen är väldigt bekanta eller verkar uppenbara finns det inte mycket poäng i att skriva ned dem.) Sedan programmerade Steve de saker han hade skrivit ned på listan. Slutligen sammanställde han mjukvaran, testade programmet, fixade buggar, och justerade på implementeringen tills han var nöjd. En typisk milstolpe tog honom ungefär 45-90 minuter att uppnå. Steve berättar att han på morgonen slutförde flera av dessa cykler, kanske tre av dem, och att han på eftermiddagen betade av ett flertal ytterligare. Utan att behöva säga det gjorde Steves spelprojekt grymma framsteg under denna tid.

”När jag slutförde en cykel som denna kände jag en liten känsla av prestation.” skriver han,  ”Jag kanske då tog en snabb paus för att stretcha. Sedan gjorde jag en ny lista och repeterade.”

Nämnvärt är även att Steve under lunchtid tog en fullständig paus för att förnya sin mentala energi. Han tog bilen till en närliggande park, och åt i tystnad: ”Jag släppte jobbet och bara tog det lugnt.” Med andra ord, åter igen: vila när du vilar, och jobba när du jobbar. För en fördjupning i detta uppmuntrar jag dig att se över ett tidigare inlägg: Kraften i fullt engagemang.

 

Testa, öva, och experimentera

Om du inte är van vid att arbeta genom att skifta mellan fokusblock och pauser, kanske du måste öva in denna metod ett tag för att bli helt bekväm med den. Med det sagt kommer du nog verkligen tycka om den när du får smak på flowet du uppnår. Att göra en hel dags arbete på ungefär 90 minuter är inte bara effektivt; det är också motiverande och energigivande.

Cykler om ungefär 90 minuter fungerar oftast bra när du har fått upp tempot. Men du kanske tycker att kortare cykler à ~45 eller 60 minuter fungerar bättre för dig. Du kanske också finner att olika längder på cyklerna passar bäst för olika sorters arbete. Steve berättar att han själv ibland kör på i över 2,5 timmar (eller mer) om han känner sig på topp, såsom när han skriver en ny artikel.

Vissa tycker om att ha schemalagda fokusblock med schemalagda pauser, så att allt sker enligt förutbestämda tider. De är, med andra ord, pedanter för att starta och stoppa vid fasta tider. Det finns faktiskt en del bevis för att detta – att ha samma cykler varje dag – hjälper ens hjärna optimera dess prestanda.

Till exempel, du kanske har fokusblock vid 0530-0700, 0800-0930, 1030-1200, 1300-1430, 1530-1700, vilket skulle ge dig fem 90-minuters fokusblock med pauser på en timme mellan dem. Detta skulle vara en otroligt produktiv dag som skulle se till att du gjorde lika mycket riktigt arbete på en dag som den typiska amerikanska kontorsarbetaren gör på en vecka – även fast du bara totalt jobbar i 7,5 timmar.

Andra föredrar en mer ”organisk” metod, och ser mer spontant till deras energinivåer för att fastställa hur deras fokusblock och pauser ska se ut under dagarna, däribland Steve.

Ett blygsamt men ändå högt produktivt schema kanske innebär att du betar av tre fokusblock om dagen. Du kan lätt slutföra en hel del arbete på detta sätt. Många framgångsrika människors vars jobb har en mer kreativ karaktär arbetar endast 3-5 timmar per dag – men arbetar under denna tid med djupt fokus och noll avbrott.

Tänk två gånger innan du ger vika för den normativa tanken om att din produktivitet har en linjär relation med det antal timmar du lägger ned på ditt arbete. Detta kan i många fall vara sant för fysisk arbetskraft och vissa repetitiva sysslor, men det är inte lika ofta sant för kunskapsarbetare och kreativa arbetare. Prova istället det många andra gör: Uppnå ett givande flow när du arbetar och få grymma resultat genom att jobba i korta perioder med hög energi och drivkraft. Prova det, och så kanske du aldrig igen vill återvända till gråzonen av långa och improduktiva arbetsdagar.

Källa: Steve Pavlina