Har du någonsin sett tillbaka på din vecka med den deprimerande känslan av att du inte fick så mycket gjort som du hade hoppats på? När du bygger en framgångsrik karriär eller ett eget företag är din tid möjligen din mest värdefulla tillgång, och din inkomst är ett direkt resultat av hur du spenderar din tid. Du kan inte köpa mer tid än vad du är given, och klockan tickar ständigt. Ett par år sedan upptäckte Steve Pavlina ett simpelt system som tillät honom att nästan tredubbla sin produktivitet, och i denna artikel kommer jag dela med mig av några av hans väldigt praktiska idéer du kan applicera direkt för att öka din effektivitet utan att arbeta hårdare än vad du nu gör.

 

För en detaljerad tidslogg


Det första steget mot att bättre hantera din tid är att klura ut hur du just nu spenderar den. Att föra en detaljerad tidslogg är ett väldigt effektivt sätt att göra detta på, och efter att du har provat det i endast en dag, kommer du omedelbart få en enorm insikt i var din tid faktiskt hamnar. Självaste mätningen i sig är ofta tillräcklig för att höja dina omedvetna vanor till ditt medvetande, där du har chansen att granska och förändra dem.

Här är hur du för en tidslogg. Under din dag, för in tiden när du än startar eller stoppar en aktivitet – vilken som helst. Överväg att ha ett stoppur för att mäta tidsintervallen för varje aktivitet. Du kan göra detta under enbart din arbetstid eller under hela din dag. Vid slutet av dagen, sortera alla tidsklumpar in i generella kategorier, och klura ut vilken procentsats av din tid som spenderas på varje sorts aktivitet. Om du vill vara noggrann, gör detta under en vecka, och räkna ut procentsatsen av din totala tid som du har spenderat på varje sorts aktivitet. Var så detaljerad som möjligt. Notera hur mycket tid du spenderar på e-mail, läsandes nyheterna, webbsurfandes, i telefonsamtal, ätandes, på toaletten, etc. Om du går bort ifrån ditt skrivbord, betyder det förmodligen att du behöver göra ett inlägg i din tidslogg. Steve skriver att han oftast till slut får 50-100 logginlägg per dag.

Du kanske blir förvånad över upptäckten av att du bara spenderar en liten bråkdel av din arbetstid görandes vad du anser vara faktiskt arbete. Studier har visat att den genomsnittliga kontorsarbetaren bara gör 1,5 timmars faktiskt arbete om dagen. Resten av tiden spenderas på att socialisera, ta kaffepauser, äta, engagera sig i icke-affärsmässig kommunikation, sorterandes papper, och en massa andra sysslor som inte berör arbetet. Den genomsnittliga heltidsarbetaren börjar inte ens göra riktigt arbete förrän 11, och börjar sedan koppla av runt 15:30.

 

Analysera dina resultat


”Den första gången jag förde en tidslogg, utförde jag endast 15 timmars riktigt arbete på en vecka då jag spenderade ungefär 60 timmar på mitt kontor.” berättar Steve, ”Även fast jag tekniskt sett var ungefär dubbelt så produktiv som den genomsnittliga kontorsarbetaren, stördes jag ändå av resultaten.” Vad hände med de resterande 45 timmarna? Steves tidslogg berättade det för honom svart på vitt, då den visade honom alla tidstjuvar som han inte medvetet kände till – att se över e-mails för ofta, överdriven perfektionism görandes sysslor som inte behövde göras, för mycket läsning av nyheterna, att ta för mycket tid på sig för måltider, att ge vika åt avbrott som kunde ha förhindrats, etc.

 

Räkna ut din personliga effektivitetsratio


När Steve insåg att han spenderade 60 timmar på kontoret men endast utförde 15 timmars riktigt arbete under den tiden, började han fråga sig själv några intressanta frågor. Hans inkomst och känsla av prestation hängde på de där 15 timmarna, inte på den totala mängd tid han spenderade på kontoret. Så Steve började räkna ut sin dagliga effektivitetsratio som mängden tid han spenderade på riktigt arbete dividerat med den totala mängd tid han spenderade på sit kontor. ”Fastän det verkligen störde mig att jag inledningsvis bara arbetade 25% av tiden,” skriver Steve, ”insåg jag också att det skulle vara extremt dumt att därför helt enkelt arbeta fler timmar.”

Effektivitetsratio = (Tid görandes ”riktigt arbete”) / (Tid spenderad ”på arbetet”)

 

Skär ned på totala timmar för att tvinga en ökning i effektivitet


Om du någonsin har försökt disciplinera dig själv att göra något du inte riktigt var motiverad att göra, misslyckades du förmodligen. Steve berättar att det givetvis var det resultat han upplevde när han försökte disciplinera sig själv att jobba hårdare. Faktum är, att försöka hårdare minskade hans motivation och drog ned hans effektivitetsratio ännu lite ytterligare. Så Steve försökte motvilligt prova den andra metoden. Dagen därpå tillät han sig bara vara på kontoret i fem timmar, och under resten av dagen tillät han sig inte att arbeta över huvud taget. Tja, som du säkert kan gissa så hände en intressant sak. Steves hjärna måste ha fått idén att arbetstid var en knapp resurs eftersom han nästan arbetade non-stop under de fem timmarna och fick en effektivitetsratio på över 90%. Han fortsatte detta experiment under resten av veckan och fick i slutändan ca 25 timmars arbete gjort med endast 30 timmar spenderat på kontoret, vilket resulterade i en effektivitetsratio på över 80%. Så Steve lyckades reducera sin veckoliga arbetstid med 30 timmar medan han också fick 10 mer timmar av riktigt arbete gjort. Om din tidslogg visar att din effektivitetsratio är på den låga sidan, försök att drastiskt begränsa din totala arbetstid under en dag, och se vad som händer. När din hjärna inser att det är en brist på arbetstid, kommer du plötsligt bli mycket mer effektiv eftersom du nu måste vara det. ”När du har tighta tidsbegränsningar, kommer du oftast hitta ett sätt att få ditt arbete gjort.” förklarar Steve, ”Men när du har all tid i världen, är det för lätt att vara ineffektiv.”

 

Öka gradvis totala timmar medan du upprätthåller maximal effektivitet


Under tidspannet av ett par veckor, lyckades Steve behålla sin effektivitetsratio över 80% medan han gradvis ökade sin totala kontorstid. Han skriver att han har lyckats upprätthålla detta under många år nu, och att han vanligtvis får ca 40 timmars riktigt arbete gjort varje vecka, medan han bara spenderar ca 45 timmar totalt på kontoret – något han, genom trial and error, anser vara är det optimala för honom. ”Om jag försöker uträtta fler timmar,” berättar Steve, ”kommer min produktivitet sjunka snabbt. Den intressanta saken är att det system som tillät mig att optimera min effektivitet på arbetet också skapade en enorm mängd balans i alla andra områden av mitt liv. Även fast jag kunde använde denna metod för att tredubbla min verksamhetsproduktivitet, fick jag samtidigt massor av tid för att fokusera på mina personliga intressen.”

Tidslogging är det smarta valet för att försäkra dig om att du har en optimal produktivitet utan att öka dina arbetstimmar. Det behövs endast göras periodiskt för att dessa förmåner ska fås. Steve skriver att han endast gör det under en vecka varje 3-6 månader, och att den lilla tidsinvesteringen under åren har gjort en enorm skillnad för honom, eftersom den alltid förser honom med nya insikter. ”Om jag går för många månader utan tidslogging, sjunker min produktivitet gradvis medan jag själv sjunker ned i mina omedvetna tidslösande vanor.” berättar Steve. När du känner att din produktivitet är lägre än vad du skulle vilja, höj din medvetenhet via tidsloggning, mät din effektivitetsratio, och optimera sedan din effektivitet för att öka din produktivitet tillbaks till dit den tillhör. Tidslogging är en aktivitet som ger mycket, samtidigt som den tar väldigt lite tid och möda att implementera, medan de långsiktiga utdelningarna är enorma.

Källa: Steve Pavlina